Gemäß Artikel 24 DSGVO unternimmt die Thomas Derhaschnig e.U. unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schwere der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Person, alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen um sicherzustellen, dass die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung erfolgt. Nach Art. 32 der DSGVO und §§ 6 und 54 des DSG 2018 werden angemessene Schutzmaßnahmen für alle Daten vorgenommen, jedoch auch immer unter der Berücksichtigung des Risikos für die betroffenen Personen (Risiko für Rechte und Freiheiten der Betroffenen).
Die Überprüfung der Angemessenheit der jeweiligen Maßnahmen erfolgt auf jährlicher Basis durch interne Revisionen und gegebenenfalls durch Audits eines Datenschutzbeauftragten für das Unternehmen Thomas Derhaschnig e.U.
Aus dieser Expertise werden die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherung und verordnungs-konformen Verarbeitung personenbezogener Daten vorgenommen.
Gemäß Artikel 30 DSGVO wird dieses Verarbeitungsverzeichnis unbeachtlich des Umstandes erstellt, wonach ein vorschriftsgemäßes Verarbeitungsverzeichnis erst ab einer bestimmten Betriebsgröße (250 Mitarbeiter) oder bei der Verarbeitung sensibler Daten, bzw. dem Vorliegen einer Kerntätigkeit bzw. der umfangreichen und systematischen Überwachung zu erstellen wäre.
Kontaktdaten:
Thomas Derhaschnig e.U.
Fleischmanngasse 4
1040 Wien
office@nowak.co.at
+43 (1) 585 69 88-0
Verantwortlicher:
DI Thomas Derhaschnig
Adresse w.o.
Inhaber
Lieferantendaten
Bei den Lieferantendaten handelt es sich um Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Lieferanten, welche zum Zwecke der Geschäftsdurchführung (Lieferung – Leistung) erhoben werden. Daten werden aufgrund einer Anfrage bei Lieferanten aus der Reaktion der Lieferanten mit einer jeweiligen Ansprechperson in der Thomas Derhaschnig e.U. erhoben, gespeichert und somit einer Verarbeitungstätigkeit zugeführt, welche auf dem Rechtsgrund einer Geschäftsbeziehung /Geschäftstätigkeit beruhen.
MitarbeiterInnendaten
werden gemäß der DSGVO auf Basis gesetzlicher Grundlagen (Rechtliche Verpflichtung, Speicherdauer) verarbeitet. Es wird hierbei besondere Rücksicht auf die Möglichkeit des Vorhandenseins sensibler Daten, welche ein erhöhtes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen darstellen könnten, genommen. Durch besondere technische (privacy by design) und organisatorische Maßnahmen werden diese Daten gemäß DSGVO besonders geschützt.
Kundendaten
Daten, die bei Kunden erhoben werden, sind gemäß einem Angebot oder einer Marketingmaßnahme bei potentiellen Kunden erhoben worden. Daten, die aus allgemeinen Geschäftsregistern und öffentlichen Registern betreffend juristische Personen entnommen und zum Zwecke der Geschäftsanbahnung verwendet werden, sind erst ab dem Benennen einer verantwortlichen Person aus der Organisation des Kunden personenbezogene Daten. Diese -dem Wesen nach- dem eigentlichen Geschäftszweck vorauseilende Datenspeicherung beruht auf den Rechtsgründen des „Geschäftszweckes“ und des „berechtigten Interesses des Verantwortlichen“, da eine Geschäftstätigkeit ohne Ansprechpartner und ohne die Möglichkeit potentielle Kunden ansprechen zu können, schlechthin unmöglich wäre und damit nicht im Sinne des gesetzlichen Auftrages der DSGVO Artikel 1 Abs. 3.
Weiteres verarbeitet
die Thomas Derhaschnig e.U. jene personenbezogenen Daten, für die sie die ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen hat, welche in Form von Überreichung von Visitenkarten mit der damit verbundenen Aufforderung in Verbindung zu treten und damit auch die Daten zu speichern, gekoppelt sind. Anfragen zu Beratungsleistungen für Personen und Organisationen werden wie alle übrigen Erstkontakte mit Betroffenen durch die Kenntnisbringung der Datenschutzerklärung DSGVO begleitet. Je nach Geschäftsvorgang und je nach Risikoeinschätzung für die Betroffenen wird die Thomas Derhaschnig e.U. zukünftig neben der verpflichtenden Kenntnisnahme der AGBs auch eine Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung zur Bedingung für die Etablierung eines Geschäftszweckes erwirken. Oben genannte Bedingungen sind nicht durch das Koppelungsverbot beschränkt.
Weiteres sind die Datenverarbeitungsvorgänge von Kunden auch insofern DSGVO konform, als deren Speicherung, Übermittlung und Speicherdauer auf Basis einer gesetzlichen Grundlage (Rechtsgrund) erfolgen – z.B. BAO – oder für Gewährleistungen und Rechtsansprüche auf Seiten des Verantwortlichen oder des Betroffenen.
Datenerhebung, Datenerfassung, Datenspeicherung, Datenveränderung/Ergänzung, Datenansichten, Datenübermittlungen und Datenlöschungen sind als einzelne Verarbeitungsvorgänge immer auf Basis eines Rechtsgrundes durchzuführen. Die Zwecke sind Lieferungen und Leistungen, Mitarbeiterverträge, rechtsverbindliche Übermittlungen an Behörden, sohin sind die Zwecke der Datenverarbeitung - egal ob konventionell oder in elektronischen Einrichtungen - Unternehmenssteuerung, Mitarbeiterkoordination, Mitarbeiterbezahlung, Mitarbeiterdokumentation und sozial- und steuerrechtliche Verpflichtungen gegenüber den Mitarbeitern und gegenüber der öffentlichen Hand.
Konkrete Zwecke der Datenverarbeitung sind die Herstellung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung (steuerliche Unterlagen, sowie die Abwicklung von Geschäften sowohl zu den Lieferanten, als auch zu den Kunden).
Weiteres werden personenbezogene Daten unter Vorliegen eines Rechtsgrundes (z.B. Einwilligung) gespeichert, um auch Marketingmaßnahmen innerhalb der gesetzlichen Grundlagen (z.B. TKG) durchführen zu können. Es wird auf jeden Fall in diesen Umständen die Einwilligung der Betroffenen eingeholt (eindeutige Willenserklärung).
Wir geben Daten nur weiter, wenn damit ein bedungener Geschäftszweck im Interesse des Betroffenen erfüllt werden soll. Die Daten werden weitergegeben an die Auftragsverarbeiter, z.B. Buchhaltung und an den Steuerberater, sowie an die Banken zur Durchführung von Zahlungsflüssen, an Mitarbeiter oder Lieferanten – wobei bei Letzteren in der Regel keine personenbezogenen Daten involviert sind. Weitere Weitergaben z.B. an Marketingunternehmen oder sonstige Institutionen oder Organisationen erfolgen explizit nicht. (Treu und Glauben).
Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten erfolgt nicht über den Geschäftszweck hinaus, es sei denn, es liegen rechtliche Verpflichtungen für eine längere Speicherdauer vor, oder ein weiterer Rechtsgrund wie z.B. ein überwiegend berechtigtes Interesse des Verantwortlichen. (Dieses ist im Einzelfall konkretisiert und begründet: z.B. Garantien, Haftungen). Auf jeden Fall reduziert die Thomas Derhaschnig e.U. die Speichermenge und bereinigt nach Wegfall von Geschäftszwecken aber bei Vorliegen von Behaltefristen oder sonstigen rechtlichen Verpflichtungen die personenbezogenen Daten um nicht weiter zwingend zu behaltene Details, da die Thomas Derhaschnig e.U. kein Interesse hat, Daten über eine grundsätzliche vorgeschriebene Behaltefrist ohne wichtigen und rechtlich gedeckten Grund weiter gespeichert zu halten.
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